Supongamos que están analizando montar un nuevo negocio, o están queriendo saber como optimizar la rentabilidad del negocio en el que ya están trabajando. En que nivel de ventas deben operar para que su empresa les deje utilidades, lo cual equivale a decir que sea rentable? El punto de equilibrio de una empresa es la respuesta a esa pregunta, clave para el funcionamiento de la empresa.
El punto de equilibrio de la empresa, también conocido por su denominación inglesa de “break-even point” equivale al volumen de ventas necesario para que los ingresos cubran los costos totales de la empresa. Es decir que si vendemos la cantidad de unidades de nuestro punto de equilibrio, sabremos que no estaremos ganando, pero tampoco perdiendo.
De aquí se desprende una conclusión casi evidente: si vendemos por encima de nuestro punto de equilibrio, estaremos generando utilidades. Y si vendemos por debajo de nuestro punto de equilibrio, nuestros costos superarán nuestros ingresos, lo cual generará pérdidas, baches de caja, necesidades de financiamiento…
Es de entender entonces que si vamos a emprender un nuevo negocio, conocer su punto de equilibrio nos ayudará a dimensionar el nivel de actividad en el que debemos operar para que el negocio sea rentable. Y si estamos analizando un negocio que esta en funcionamiento, reconocer si estamos por encima o por debajo del punto de equilibrio nos puede ayudar a tomar decisiones muy importantes.
Vamos entendiendo la importancia que tiene tener estos números en mente?
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Como se calcula el punto de equilibrio
Para calcular el punto de equilibrio, tenemos que calcular primero tres valores: el costo fijo, el costo variable por unidad, y la contribución marginal.
Costo Fijo
Entendemos por costos fijos todos aquellos en los que incurrimos independientemente de la marcha de nuestro negocio. Estos costos son independientes de los volúmenes de venta. Si queremos llevarlo a un extremo para saber si ese costo es fijo o no, debemos preguntarnos: tendría yo este costo si este mes mi empresa no vendiera nada? Si el costo existera, entonces es un costo fijo.
Entran dentro de este rubro los alquileres y los costos de personal estable (incluyendo las cargas sociales). También tendremos aquí los gastos fijos de electricidad, agua corriente, impuestos municipales, telefonía, internet… Si tenemos algún servicio que genera un costo mínimo independiente del consumo (ej. Provisión de bidones de agua) también debemos considerarlo en este rubro.
Costos Variables
Entendemos por costos variables todos aquellos que surgen directamente de los negocios que realiza la empresa, de sus operaciones. Serán pues costos variables los costos de producción o compra de los productos que vendemos. Entran aquí materias primas e insumos, mano de obra directa, y gastos variables de la fuerza de ventas. Si hubiera por ejemplo sueldos que tienen una parte fija y otra variable en función de las ventas, deberían separarse: la porción fija iría a los costos fijos, la variable a los variables.
Mientras que los costos fijos se mantienen constantes independientemente del volumen de ventas, los costos variables se incrementan en forma directamente proporcional a las cantidades que vendemos.
El Costo Variable Unitario (CVu) surge de dividir el costo variable total del período por la cantidad de unidades vendidas en dicho período.
Costos Totales
Los costos totales son la suma de los costos fijos y los costos variables.
Contribución Marginal
Se entiende por Contribución Marginal de un producto a la diferencia entre lo producido por la venta de una unidad y su Costo Variable unitario.
CMu = PVu – CVu
Un punto a tener en cuenta es que el precio de venta PV que debemos considerar es el monto que realmente ingresará a la empresa. Es decir, descontando IVA, Ingresos Brutos (en el caso de la legislación Argentina), y todo aquel otro importe que se descuente a la venta.
Digamos que si operamos por una plataforma de comercio electrónico que nos descuenta un 6% de las ventas por la operación de la plataforma, el pago con tarjeta de crédito, etc., debemos descontar estos valores para calcular nuestra Contribución Marginal.
Como dato adicional, tengamos en cuenta que estos valores no sean considerados dentro de los costos variables, a fin de no duplicar el impacto de estos factores. En línea general, yo recomiendo deducirlos del precio de venta, ya que están directamente vinculados con el importe vendido.
Cálculo del Punto de Equilibrio
El punto de equilibrio (PE) en unidades se alcanza cuando la contribución Marginal de nuestras ventas alcanza el valor de nuestros Costos Fijos. Entonces
PE = CF / (PVu – Cvu)
Si lo que queremos saber es el nivel de ventas (en facturación) que debemos alcanzar para llegar a este equilibrio, solo debemos calcular
Ventas de equilibrio = PVu x PE
Obviamente, debemos considerar estas ventas serán netas de los efectos impositivos y operativos que mencionamos cuando hablamos de la contribución marginal.
Donde esta la complejidad del cálculo del punto de equilibrio
Como vemos, las fórmulas que se utilizan para calcular el punto de equilibrio son muy sencillas. La complejidad esta en contabilizar correctamente los valores de Costo Fijo, Precio de Venta y Costo Variable unitarios que utilizaremos en la ecuación.
Si no contabilizamos todos los rubros, o duplicamos rubros en distintas partes de la ecuación podemos obtener valores lejanos a la realidad, que nos lleven a tomar conclusiones erróneas.
El modelo es una simplificación
Obviamente que estas definiciones son simplificaciones. Algunos me dirán que no existe forma que los costos fijos no varíen independientemente del volumen. Si nuestras ventas se incrementan indefinidamente, deberemos incorporar una nueva fábrica, agrandar los depósitos, tomar personal, etc. Asimismo, si los volúmenes se incrementan mucho podemos obtener beneficios por economías de escala que generen que los costos por unidad (variables) se reduzcan al incrementar el volumen.
Entendiendo esto, podemos considerar que los costos fijos se mantienen fijos dentro de un cierto entorno de ventas, y los variables varían en forma constante dentro de ese mismo entorno. Si el volumen de operaciones fuera radicalmente distinto, habria que revisar los costos de cada uno de los rubros y calcular un nuevo punto de equilibrio para esa operacion.
Para que sirve conocer el punto de equilibrio
Conocer el punto de equilibrio de tu negocio resulta de suma utilidad para entender tu operación. Mediante el análisis del punto de equilibrio podrás:
- Dimensionar el negocio: vas a poder cuantificar cuantas unidades tenés que vender para empezar a ganar dinero. De esta forma, vas a poder entender que volumen de operaciones será necesario para que tu negocio empiece a levantar vuelo.
- Planificar tus estructuras: en base a los volúmenes que necesitemos para cubrir nuestro costo de equilibrio, podemos estimar las estructuras mínimas de personal, instalaciones, equipamientos, que vamos a requerir. Si no tenemos estimado el punto de equilibrio, estaremos tanteando en las sombras. Con el punto de equilibrio estimado, tenemos un buen valor de referencia para realizar estimaciones.
- Controlar los costos: si tenemos volúmenes de ventas bastante estables, con una contribución marginal definida, conocer nuestro punto de equilibrio nos da una idea bien definida del volumen de costos fijos que podemos afrontar. Muchas veces nos encontramos con estructuras sobredimensionadas que hacen dificultoso que se alcance el punto de equilibrio por el peso propio de la organización. En estos casos, no queda mas remedio que analizar tu estructura de costos para ver como podes reducir tus costos fijos.
- Fijar objetivos de ventas: conociendo el volumen de nuestro punto de equilibrio, es evidente que nuestras ventas deberán por lo menos alcanzar dicho punto de equilibrio para generar utilidades. Podemos así direccionar los esfuerzos de marketing y ventas para alcanzar esos números.
- Dimensionar tus necesidades de caja: si sabemos que nuestro punto de equilibrio se encuentra en un cierto volumen de ventas, esto nos ayuda a estimar los volúmenes de caja mínimos necesarios: cuanta mercaderia estará en stock, cuanta en proceso de pago, con que stocks de materia prima deberemos contar. Obviamente que esto será afectado por nuestros procesos (ciclos mas cortos requieren menos necesidades de caja) pero si estamos arrancando un negocio conocer el punto de equilibrio nos da un buen punto de partida.
Un caso práctico de aplicación del punto de equilibrio
Supongamos que estamos analizando abrir un restaurante de comidas rápidas que vende “combos”. Sabemos que cada ticket, en promedio, tiene un valor de $500, con un costo promedio directo de cada combo de $250. Para calcular la contribución de cada comida vendida debemos obtener la facturación neta, es decir, descontando el IVA (esto depende de tu país. En Argentina,por ejemplo, es un 21%), Ingresos brutos (si estamos en Argentina, aprox. un 4%) y algún costo de transacción (por pagos con tarjeta de crédito, por ejemplo), el cual estimaré en un 3%).
En ese caso, la Contribución Marginal (aproximada) de cada comida será:
CM = (500 /1,21 – 4% – 3%) – 250 = 134,79 pesos por comida
Si estimamos costos fijos por alquiler por 80.000 pesos, salarios del personal (incluyendo cargas sociales) por 250.000 pesos, y gastos varios del local (seguro, electricidad, impuestos municipales, agua, internet, etc) por otros 30.000 pesos, obtendremos un costo fijo total de 360.000 pesos. Dividiendo el Costo Fijo Total por la Contribución marginal CM obtendremos nuestro punto de equilibrio (en unidades):
PE = 360.000 / 134,79 = 2670 unidades
Que nos dice esto? Que si nuestro análisis de mercado nos dice que en el transcurso del mes es factible vender mas de 2670 unidades, el negocio estaría siendo rentable. Cuan rentable? Pues el volumen por el que sobrepasariamos el punto de equilibrio multiplicado por la Contribución Marginal. Cuanto mayor sea nuestra estimación de volumen por sobre el punto de equilibrio, mayor seria el atractivo de este negocio.
Como hacer para operar sobre el punto de equilibrio
Ahora bien, que pasa si nuestra estimación de mercado es muy cercana al punto de equilibrio, o peor aun, inferior? Que nos vamos a pasar todo el mes trabajando solo para pagar los costos de la operación, sin generar nada de utilidades, o por aun, perdiendo dinero.
Debemos descartar entonces el negocio? No necesariamente. Analizando la estructura de costos fijos, los mas importantes son el alquiler y los empleados. Quizás podemos hacer el mismo negocio en un local más barato, o revisar la operación para tratar de operar con un empleado menos. De esta forma, bajarían nuestros costos fijos y, por lo tanto, nuestro punto de equilibrio. Si podemos mantener el volumen que estimábamos en las nuevas condiciones, entonces el negocio puede pasar a ser rentable.
Existen formas de incrementar las ventas? Quizás podemos analizar mercados alternativos que podemos cubrir con nuestra operación y de esta forma incrementar nuestro volumen de ventas. También podemos ver que acciones de marketing podemos efectuar para atraer mas clientes y de esta forma incrementar nuestras ventas, manteniendo la estructura de costos que se planteo originalmente.
Una forma típica de bajar tu punto de equilibrio es incrementar la Contribución Marginal, incrementando el valor que genera cada operación. En nuestro caso del local de comidas rápidas, por ejemplo, cada vez que un cliente “agranda el combo” esta incrementando el valor del ticket promedio. De esta forma, al elevarse la Contribución Marginal, se reduce el volumen necesario para alcanzar Punto de Equilibrio. También pueden buscarse proveedores alternativos que permitan bajar los costos variables, produciendo el mismo efecto.
Conclusiones acerca del punto de equilibrio
Conocer donde esta nuestro punto de equilibrio, y cómo están nuestras operaciones respecto al mismo, nos da información valiosísima a la hora de la toma de decisiones.
Una vez conocemos este número, podemos apreciar donde nos encontramos respecto a nuestro punto de equilibrio, y podemos empezar a analizar la situación para tomar decisiones que nos permitan alcanzar y aumentar nuestra rentabilidad.
Como analizamos en el punto anterior, podemos jugar con distintos factores para alcanzar mejores resultados. Podemos incrementar la cantidad de unidades vendidas, podemos mejorar la contribución marginal aumentando el valor de venta o reduciendo los costos variables, o podemos intentar actuar sobre los costos fijos.
Cada caso es particular y debe analizarse en forma individual cuales son los caminos por los que llegamos mas fácilmente a los resultados y con mayor impacto. Mi recomendación es que empieces siempre por los grandes números. Si vas a analizar tus costos fijos, por ejemplo, aplica el principio de Pareto para determinar cuales son los números que mas afectan a tu costo.
Muchas veces me encontré con gente que gastaba innumerables horas tratando de reducir un costo que representaba el 1% de su costo total. No digo que reducirlo no sume, pero el impacto que tendrá esto sobre los resultados será mínimo. Empecemos siempre por las causas que generan la mayor cantidad de consecuencias. Si no son modificables, ahí iremos bajando en la escala de jerarquías.
Como verás es un tema que tiene muchas aristas, pero que si lo manejás te va a traer muchas satisfacciones. Si aun no tenés claro cual es el punto de equilibrio de tu negocio, te sugiero que empieces ya mismo a calcularlo.
