¿En que consiste entonces el Diagrama de Pareto? Es una herramienta de gestión que nos permite determinar cuales son las causas que generan mayor impacto sobre las consecuencias en las que deseamos influir.
Por eso es tan poderosa. Porque al determinar que unas pocas causas generan la mayor cantidad de consecuencias, podemos concentrarnos en ellas en primera instancia y obtener impacto en los resultados mas rápidamente.
Dado que los recursos que debemos administrar son generalmente limitados (sea recursos humanos, tiempo, dinero, etc), el poder determinar cuales serán un numero acotado de factores sobre los que debemos actuar para generar un alto impacto en los resultados nos permite ganar en velocidad y eficiencia, y de esta forma potenciar nuestros resultados.
Se entiende ahora la belleza de esta herramienta, y por que digo que es esencial para un ejecutivo de alto rendimiento?
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Por que es tan importante el Principio de Pareto
La razón por la que este principio del 80/20 es tan importante es porque es contraintuitiva. Muchas veces tendemos a pensar, democráticamente, que el 50% de las causas deberían generar el 50% de los resultados. Que existe un balance natural, que debemos considerar a todos por igual.
Tendemos a pensar que todos nuestros clientes son iguales. Que todos los llamados que realizan nuestros vendedores deberían tratarse de la misma forma. Que todos las posibles causas de un problema tienen el mismo peso o que todos nuestros productos importan de la misma forma para nuestra empresa.
Sin embargo, una vez que entendemos que cada vez que analizamos dos conjuntos de datos relacionados lo mas natural es que se produzca este tipo de desbalanceo, cambia nuestra perspectiva del mundo.
Comenzamos a aplicar nuestro tiempo de distinta forma, en las cosas que nos generan mayores beneficios. Comenzamos a aplicar nuestros vendedores en los clientes que generan mayores ventas, y en algunos casos, llegamos a deshacernos de clientes que nos generan mayores costos y menores ventas.
Dado que nuestros recursos son escasos, cada vez que los aplicamos en factores que generan poco beneficio estamos sustituyendo su aplicación en otros que generan mayores beneficios. Y si queremos optimizar nuestros resultados, no podemos permitirnos ese lujo.
El origen del Diagrama de Pareto
Este diagrama se basa en los descubrimientos del ingeniero y economista Vilfredo Pareto, que allá por 1897 analizó relaciones entre la riqueza y el ingreso en la población inglesa de fines del siglo XIX. Sus descubrimientos demostraron algo bastante evidente, que la mayor parte de la riqueza se concentraba en la menor parte de la población. Pero al hacer este análisis Pareto descubriría dos cosas:
- Que podía predecirse que la distribución de la riqueza estaría desbalanceada, con mayores concentraciones en la gente que poseía mayores riquezas. Así, por ejemplo, que el 5% com mayor riqueza tendría aproximadamente el 50% de la riqueza total, el 10% el 65% de la riqueza acumulada, el 20% el 80%, y así en lo sucesivo, con modificaciones incrementales cada vez menores a medida que incorporamos % de la población.
- Que este patrón de desbalance se repetía consistentemente si se analizaban distintos períodos de tiempo, o distintos países.
Si bien el análisis de Pareto fue hecho como un análisis económico, lo que generó fue una gran innovación para la época, al comparar dos conjuntos de datos relacionados, cosa que nadie había hecho hasta entonces.
A partir de entonces, otros científicos como George Zipf y Joseph Juran comenzaron a extrapolar el principio de Pareto a otro tipo de usos, popularizándose a partir de los 60’s y los 70’s
Algunos usos clásicos del Principio de Pareto
El principio de Pareto o la regla del 80/20 es una generalización, lo cual quiere decir que esta distribución 80/20 no esta escrita en piedra. Los valores pueden modificarse, pero lo que se va a observar son concentraciones similares alrededor de estos números. Una pequeña parte de las causas genera un alto porcentaje de las consecuencias.
Algunos de los usos mas comunes son:
Ventas: Un alto porcentaje de las ventas es generado por un pequeño número de productos, o de clientes.
Calidad: gran cantidad de los problemas provienen de un pequeño número de defectos posibles.
Inventarios: el 80% de nuestro espacio de almacén esta ocupado por el 20% de los artículos
Producción: el 80% de los accidentes se producen por el 20% de las causas posibles
Atención al Cliente: Gran cantidad de las quejas se produce por un numero pequeño de las causas registradas
En el Manejo de Proyectos, una gran cantidad de los esfuerzos se dedican a un pequeño número de tareas
Marketing Digital, un alto porcentaje del tráfico a una página web se concentra en un pequeño numero de artículos o posteos
También podemos aplicarlo a ejemplos de nuestra vida diaria:
El 80% de los dias utilizamos el 20% de nuestro guardarropa
El 80% de las veces utilizamos solo el 20% del software que tenemos disponible en nuestras computadoras.
El Principio 80/20 y la Distribución ABC
El diagrama de Pareto se conoce también como Principio del 80/20 por la sencilla razón que en muchos casos se repite que el 20% de las causas genera el 80% de las consecuencias.
Muchas veces se habla también de la Distribución ABC, porque se divide a las causas en tres grupos. En primer lugar las A, que son las pocas causas posibles (entre el 20 y 30% de las mismas) que generan la mayor cantidad de resultados (entre el 80 y 70%). En segundo lugar las B, que es el lote medio de causas que genera la porción media de resultados. Para el tercer lote, el C, dejaremos las causas que producen un impacto menor al 20% de los resultados.
Cual es la importancia de esto? Muchas veces vemos a la gente concentrándose en resolver complejos problemas que al hacer un análisis ABC vemos claramente que tienen una incidencia mínima en lo que queremos solucionar. Concentrándose en clientes que no tienen impacto en las ventas, invirtiendo en vender productos que no generan rentabilidad, etc. A través de un buen análisis de Pareto, podemos enfocar nuestras actividades en las cosas que realmente importan para nuestros objetivos. De esta forma, alcanzaremos mejores resultados
Cuando vamos a aplicar el Diagrama de Pareto
Como siempre, tengamos cuenta que como ejecutivos de alto rendimiento debemos tener una caja de herramientas en la cabeza, y utilizar las adecuadas para cada ocasión.
Por ello, podemos utilizar un diagrama de Pareto:
Al comenzar un proceso de mejora
Una vez que nos decidimos a comenzar un proceso de mejora, un diagrama de Pareto puede ser una herramienta crucial para identificar en que procesos enfocarnos, dado que muchas veces puede sorprendernos. En efecto, aunque generalmente el análisis de los datos a través de esta herramienta puede confirmar lo que pensábamos, muchas veces nos sorprende y nos lleva a repensar donde pondremos el foco.
Hace unos años, me encontraba con el objetivo de bajar el costo de transporte de los repuestos en mi empresa. La creencia popular al momento era que los mas altos costos de transporte provenían de piezas que se distribuían en mayores cantidades y eran mas pesadas. Sin embargo, al hacer un análisis de Pareto se encontró, para nuestra sorpresa, que las piezas que mayores costos generaban eran voluminosas y en muchos casos, de poco peso.
Sólo al detectar esto fue que pudimos entender la causa raíz (el peso utilizado para el transporte era un peso volumétrico, dado que se consideraba un peso estimado alto para un determinado volumen) por lo que este tipo de piezas inflaba los costos. Una vez comprendido esto, pudimos tomar medidas correctivas para reducir el impacto de los envíos en el costo de las piezas.
Si no hubiéramos hecho el análisis de Pareto preliminar, hubiéramos gastado tiempo y recursos en trabajar en mejorar costos de piezas que no impactarían de gran forma en el costo total.
Durante el proceso de mejora
Toda vez que identificamos causas potenciales para un problema, el diagrama de Pareto nos ayuda a validar cuales son aquellas que realmente impactan sobre el resultado.
De esta forma, a través de la recolección de datos y un análisis a conciencia podremos trabajar en la solución del problema basándonos en los números y no en simples conjeturas.
Para obtener consensos
Cuando tenemos diferentes grupos o equipos que intervienen en un proceso, es fácil que unos echen las culpas a los otros por los procesos que salen mal. EL diagrama de Pareto es claro a la hora de mostrar cuales son las causas que más se repiten para la generación de los problemas. De esta forma, ayuda a que todos se encolumnen detrás de una solución.
Para la toma de decisiones
Los gráficos de Pareto son una excelente herramienta para ayudar a la toma de decisiones, ya que nos ayudan a detectar prioridades a través de la visualización de la importancia relativa de las diferentes categorías
Como construir un diagrama de Pareto
Construir un diagrama de Pareto es bastante sencillo, y sea cual fuere el tema que vayamos a tratar, debemos seguir algunos procedimientos básicos:
- Definir el problema a analizar: En primer lugar, debemos definir cual es el problema o situación que queremos analizar, y si el análisis de Pareto es la herramienta indicada para el análisis.
- Determinar los problemas o causas posibles que pueden generar las consecuencias, en un período de tiempo
- Recolectar los datos o la información: aquí tenemos que ser muy claros con el tipo de información que queremos recolectar, y con el período que vamos a utilizar, para no generar errores por la toma de datos. Vamos a poner todos estos datos en una tabla.
- Ordenar la información de mayor a menor en base a la información recolectada: así, en la parte superior de la tabla nos quedarán las causas con mayor cantidad de ocurrencias, y en la inferior las que tienen menos.
- Realizar los cálculos de los porcentajes de cada causa respecto del total, y luego calcular los porcentajes acumulados
- Realizar el gráfico: En el eje X colocaremos las causas, mientras que dispondremos de dos ejes Y. En el izquierdo dibujaremos, con barras verticales, las frecuencias o cantidades de cada causa. En el derecho graficaremos el porcentaje acumulado, que irá de 0 a 100%.
- Análisis de los resultados.
Ejemplo de construcción de un Diagrama de Pareto en Excel
El programa Microsoft Excel es una gran herramienta para la construcción de un diagrama de Pareto.
Veamos con un ejemplo práctico como se construye:
Supongamos que tenemos una red de distribución de productos que consta de 16 distribuidores ubicados en todo el país. Queremos hacer un gráfico de Pareto para ver la importancia que tiene para nosotros cada uno de estos clientes. De esta forma, podremos concentrar nuestros esfuerzos publicitarios en aquellas ubicaciones que nos brindarán mayores resultados.
Comenzaremos entonces armando una tabla con cada uno de los clientes y las ventas acumuladas del período, en este caso, un año:
En la ultima fila agregaremos un totalizador, sumando las ventas de cada uno para calcular las ventas totales.
Posteriormente, ordenaremos la tabla de mayor a menor, de forma tal que en la fila superior quede el cliente con mayor cantidad de ventas, y en la inferior el que tiene menos ventas.
Posteriormente, agregaremos dos columnas: la primera contiene los porcentajes de las ventas totales de cada cliente, los cuales se calculan como el cociente de las ventas de ese cliente dividido las ventas totales del periodo. La segunda ira acumulando los porcentajes, sumando en cada caso el porcentaje de ese cliente a los que se hayan visto en las filas superiores. Así, la primera fila de esta columna contendrá el mismo porcentaje que el del primer cliente de la tabla, la segunda fila la suma del porcentaje de la primera y de la segunda, la tercera la suma de las tres primeras, y así sucesivamente
Cuando hayamos completado esta columna, el último valor deberá ser 100%, ya que contiene la suma de los porcentajes de las ventas de cada cliente dentro del total. Si no da 100%, algo hicimos mal, hay que revisar.
Finalmente, hay que graficar. En las ultimas versiones de Excel hay directamente un gráfico de Pareto, si tenemos versiones mas antiguas debemos graficar con un grafico X-Y con un eje Y secundario, en el que agregaremos el porcentaje acumulado.
Así se vería el gráfico de Pareto:
Mediante este análisis podemos apreciar que con 5 clientes de 16, que representan el 31% de los clientes, generamos el 71% de las ventas. Vemos aquí que como dijimos, la relación 80/20 no fija, en este caso se asemeja mas a un 70/30. Lo importante es que con un 30% de los clientes se generan en 70% de las ventas.
Esto nos permite analizar las cosas con una nueva óptica. Podemos analizar las causas por las cuales estos clientes concentran un porcentaje tan alto de las ventas. Si esto fuera por motivos orgánicos (es decir, naturales, como podría ser la ubicación en zonas de alta concentración de clientes potenciales) podemos definir que realizando acciones comerciales con estos 5 clientes podremos tener mayores impactos sobre las ventas totales que actuando sobre el resto.
Conclusiones
El principio de Pareto, también conocida por varios otros nombres (principio 80/20, distribución ABC, etc) es una poderosa herramienta gerencial para determinar cuales son las causas que mas impactan sobre los problemas que estamos analizando.
A partir de esta determinación, podremos trabajar concentrando nuestros recursos en estas pocas causas, y así obtener resultados de mayor impacto y más rápidamente.
Tenemos que tener en cuenta que si bien es una herramienta muy poderosa, el gráfico de Pareto no es la única herramienta con la que contamos, ni nos habilita a dejar de lado todas las otras causas que generan menor impacto.
Por ejemplo, si medimos frecuencia de fallas respecto a un universo conocido de fallas posibles, probablemente haya algunas que presenten poca frecuencia. Sin embargo, a veces la gravedad de una ocurrencia puede hacer que este modo de falla sea muy importante para nosotros. Para ello hay otras herramientas (como la matriz AMFE) que a veces tenemos que considerar para tomar decisiones correctas.
En resumen, una gran herramienta que nos va a dar muchas satisfacciones si la aplicamos correctamente.
