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Organizadores gráficos: características, tipos y aplicación para ejecutivos
Tanto para exponer información rápida y eficientemente a un board como a clientes, empleados o pares, así como para absorber la información que la organización puede brindarle, el uso de estas herramientas está ampliamente difundido.
Tabla de Contenidos
Características de los organizadores gráficos
Las principales características que se buscan a la hora de presentar la información a través de organizadores gráficos son:
- Claridad en la presentación de los datos
El armado de uno de estos gráficos es un ejercicio de clarificación y síntesis en si mismo. La estructura de los mismos suele contener la información justa y necesaria para entender el tema en cuestión.
- Rapidez para la exposición
Al tener un soporte visual estructurado y en muchos casos convencional, este tipo de gráficos facilitan la transmisión y la exposición de la información a un auditorio.
- Transmiten relaciones entre diferentes partes de la información
Los organizadores muestran muchas veces no solo las partes de la información en forma aislada, sino que también las interrelaciones entre las mismas, sean estas de jerarquía, tiempos, u origen.
- Facilitan la comprensión
Por eso mismo es necesario que la información sea previamente procesada por el que genera el material, buscando que genere este efecto deseado
A nivel gerencial, este tipo de gráficos pueden usarse también con distintos motivos:
- Para exponer información previamente procesada a un auditorio poco o nada interiorizado
Donde lo que se busca es llegar a que con pocos pasos se genere un entendimiento de los conceptos, datos y relaciones que se quieren transmitir
- Para la comprensión propia o de un equipo de trabajo de una situación compleja
El poder de este tipo de gráficos radica en que al organizar la información de formas convencionalizadas, se puede lograr un mayor entendimiento de una situación, llegar al fondo del asunto.
Por eso, este tipo de organizadores son muchas veces utilizados por los ejecutivos ya sea a nivel personal, ya sea a nivel grupo de trabajo, para entender realmente que pasa en una determinada situación y definir potenciales cursos de acción.
Veamos ahora los más usuales:
Tipos de Organizadores Gráficos:
1. Organigramas
Es uno de los organizadores gráficos mas comunes de ver en una empresa. Consiste en un gráfico que muestra como esta organizada jerárquicamente una empresa y/o sus unidades de negocios, de forma tal que se ven no solamente las posiciones / personas que la componen, sino también las dependencias interfuncionales dentro de la organización.
Los organigramas suelen presentar formas piramidales, con los líderes o cargos de mayor jerarquía en la parte superior, aunque en muchos casas también encontramos pirámides volteadas 90 grados, siguiendo una lógica similar, los cargos de mayor jerarquía en un lateral y los de menor en el otro.
2. Cadenas secuenciales
Este tipo de gráficos se utiliza cuando se quiere presentar las series de eventos tal como ocurren en un proceso. Los eventos se representan en círculos y se relacionan entre si mismos mediante flechas, y muchas veces el último paso retroalimenta al primero (Ej: Ciclo PDCA)
Los elementos que suceden antes o preceden indican con flechas que apuntan a los eventos que los vienen después.
3. Diagrama de flujo
También conocido como flujograma, tiene la función principal de reflejar el funcionamiento de un proceso de la forma más detalleda posible.
Las formas que se utilizan en el diagráma son convencionales, ayudando a plasmar el proceso que se quiere reproducir de forma de facilitar la comprensión, y vincula las diferentes operaciones mediante flechas para indicar la dirección del proceso.
Una variación de este tipo de diagramas es la que se ve cuando se analizan sistemas de computación, donde se utilizan diagramas de flujo de datos, también con íconos que representan distintos puntos de almacenamiento o formas de aplicar la información.
4. Mapa Conceptual
Los mapas conceptuales expresan muy claramente las relaciones entre conceptos: los datos se exponen en forma sintética dentro de “cajas”, mientras que las relaciones se expresan con conectores por lo general en forma de líneas.
Por lo general se parte de información de alto nivel, y se va desgranando progresivamente a conceptos más concretos y detallados.
5. Mapas Mentales
Sin duda alguna, una de las herramientas mas poderosas para desplegar la creatividad y la exploración de diversos temas es el mapeo mental.
Partiendo de una idea o tema central, se van explorando los distintos aspectos que hacen o son afectados por ese tema central, que a la vez disparan nuevos temas, palabras e imágenes.
Aquellos que hayan hecho este tipo de mapas sabrán lo importantes que son a la hora de abarcar la mayor cantidad de temas relacionados con una idea o concepto, y los consideraran herramientas invalorables a la hora de encarar proyectos creativos.
Me parece una herramienta tan importante que le dedicaré un artículo específico.
6. Diagrama Causa – Efecto
Este gráfico se conoce también como diagrama de Ishikawa o de espina de pescado. La función de este diagrama es la de identificar las distintas causas que pueden llevar a un escenario determinado.
El diagrama se construye colocando lo que seria el efecto del cual se desean encontrar las causas en lo que seria la cabeza del pescado, y las espinas se construyen con ciertas fuentes de causas standard: Personas, Maquinarias, Procesos, Materias Primas, Elementos de Medicion y Entorno. En cada una de esas ramas se analizan causas principales y subcausas que podrían dar origen al problema.
Esta es una herramienta muy utilizada en procesos de calidad, y todo directivo debe dominarla ya que puede ser muy útil no solo para procesos productivos sino también para detectar fallas en todo tipo de procesos.
7. Cuadros Comparativos
Los cuadros comparativos se utilizan comúnmente a la hora de analizar distintos aspectos de varias alternativas. De esta forma, se pueden comparar los mismos ítems en todas las alternativas, y se pueden identificar los mas convenientes.
Muchas veces se agregan factores de evaluación y ponderación de cada aspecto analizado, de forma tal de poder sacar evaluaciones ponderadas de las distintas alternativas, para analizar cual es la mas conveniente.
8. Lineas de tiempo
Tal como su nombre lo indica, este tipo de gráficos pretende ubicar los diferentes sucesos en una línea temporal, y de esta forma poder establecer una cronología de los acontecimientos.
9. Diagramas de Venn
Si bien muchos de nosotros recordamos los diagramas de Venn de nuestra educación primaria y nos traen a la mente conjuntos numéricos, los Diagramas de Venn se utilizan en el ámbito de los negocios para exponer conceptos y las relaciones que existen entre ellos.
Cuando los diagramas o conjuntos se superponen, se reconocen nuevas nociones que comparten atributos. Un hermoso ejemplo de la utilización de los diagramas de Venn lo encontramos en la imagen, en la explicación del concepto japones “Ikigai”, el que abordaremos en otro posteo.
10. Sistemas de Llaves o Cuadros sinópticos
Este tipo de gráficos se utiliza mucho para tratar temas que pueden a la vez desglosarse en subtemas, de forma tal que el gráfico permite representar las relaciones de graduación jerárquica de la información.
Este tipo de organizadores permiten sintetizar información compleja teniendo una visión mas clara de la información
11. Gráficos de barras
Muy utilizados en el mundo empresarial, permiten evaluar rápidamente magnitudes o frecuencias de diversos factores o elementos, de forma tal de efectuar una comparación rápida entre los mismos.
Una utilización muy frecuente de este tipo de organización gráfica es en los diagramas de Pareto, de los que hablaremos en mayor profundidad en otro artículo debido a su importancia en el mundo empresarial (ver articulo sobre Diagramas de Pareto aqui)
Obviamente que no son estos los únicos conceptos gráficos de Organización de información que se utilizan en el mundo de los negocios: existen innumerables matrices que se utilizan en Administración y Marketing tales como la Matriz FODA (o SWOT, en su versión anglosajona), la Matriz McKinsey, la BCG, y muchas otras que nos ayudan a tener un conocimiento mas cabal de las situaciones, y a exponer nuestras ideas en forma clara y concisa.
En próximos artículos continuaremos viendo más acerca de la utilización práctica de diversas formas de organización gráfica de la información que consideramos imprescindibles en el manejo diario de ejecutivos de alto rendimiento.
