Para hacer crecer una empresa, y consiguientemente crecer en la misma, tenemos que ser conscientes de la importancia que tienen los procesos para obtener los resultados que buscamos. Un buen proceso nos ayuda a que nuestros resultados sean de calidad superior y, sobre todo, predecibles. Los malos procesos nos alejan de nuestro objetivo.
Todo ejecutivo que quiera hacer destacar sus operaciones debe estar interiorizado y manejar ampliamente las herramientas de mejora de procesos. Muchas veces, al acercarse a este tópico aparecen estas siglas que no todos conocen, y por tanto, surge esta pregunta: Que es el ciclo PDCA?
El ciclo PDCA, también conocido como Circulo de Deming, es una de las herramientas más utilizadas para la mejora continua de procesos. Consiste en un modelo de 4 pasos (Plan – Do – Check – Act o Planificar – Hacer – Verificar – Actuar en español) que se repiten indefinidamente, generando un circuito de retroalimentación para obtener así la mejora continua.
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Que es el ciclo PDCA?
Si bien fue creado en los años 20 por Walter Shewhart, el modelo PDCA fue popularizado en los 50 por William Deming. Este lo utilizó para mejorar la productividad de los procesos de producción en los Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial, y posteriormente asesoró a empresas japonesas durante el resurgimiento de su industria.
Básicamente, el PDCA es un ciclo iterativo de mejora continua, por el cual se pueden probar mejoras en nuestros procesos mitigando los riesgos que implica su implementación.
Para ello, consta de 4 etapas principales, que se atraviesan en forma consecutiva. Una vez acabada la última etapa se vuelve a la primera para repetir nuevamente el ciclo. De esta forma se obtienen mejoras progresivas sobre las cuales se vuelve a trabajar, de esta forma generando ese circulo virtuoso de mejora continua.
Las cuatro etapas del ciclo PDCA
Veamos entonces cuales son las 4 etapas que componen el ciclo PDCA:
PLAN (Planear)
La primera instancia consiste en planificar que actividades vamos a realizar y cuales son los resultados que queremos alcanzar.
Para ello, es clave una primera actividad que consiste en identificar y entender cuál es el problema u oportunidad en que queremos enfocarnos. Podría ser un producto cuya cualidad no satisfaga nuestros estándares, insatisfacciones de nuestros clientes respecto a nuestros servicios, o que nuestros procesos de marketing no resultan todo lo eficientes que desearíamos que fueran.
Una vez que hayamos identificado el proceso o la actividad sobre el que vamos a trabajar, ahí si comienza la etapa de planificación. Esta etapa consta de dos puntos tan esenciales que algunos autores llegan a dividirla en dos.
En primer lugar, debemos definir cuales son las variables que vamos a medir y los resultados que queremos alcanzar con ellas. Debemos tener claro los valores que queremos alcanzar para definir si hemos seremos exitosos con las acciones que implementemos. Para ello, podemos utilizar técnicas como el benchmarking, o simplemente basarnos en nuestra experiencia y conocimiento. Estas variables y valores deben ser conocidas por todo el equipo de trabajo, ya que son contra las que nos compararemos en la tercera etapa.
Una vez que hemos definido las variables a medir y los valores a alcanzar, debemos desarrollar la segunda parte de la etapa de planificación. Esta consiste en desarrollar el “como” llegaremos a dichos resultados. Esto implica generar y purificar ideas de forma de generar un plan de implementación robusto para llegar de la situación actual a la situación deseada.
Para ello muchas veces se utilizan técnicas como la Draw – See – Think para determinar cual sería la situación ideal que nos gustaría alcanzar, apreciar la realidad de nuestra situación actual, y pensar alternativas por las cuales podemos pasar de una situación a la otra.
DO (Hacer)
Esta es la etapa en la que se implementan las acciones que definimos en la etapa de anterior, la de planificación. Es importante hacer notar que los cambios suelen implementarse a través de pruebas piloto, o en ámbitos reducidos (digamos, a nivel geográfico o una cierta sección o un grupo demográfico determinado) para evitar generar disrupciones mayores en la operación en esta etapa.
Al realizar la prueba, se van relevando los datos obtenidos para ver si los cambios efectuados funcionan o no.
Algunos autores dividen también esta etapa en dos partes. En la primera en que se capacita a la gente con el proceso que va a probarse para que todos estén preparados para implementarlo,. En la segunda se produce la implementación propiamente dicha y el relevamiento de los resultados.
CHECK (Verificar)
Podríamos decir que aquí es donde comienza la magia del ciclo PDCA. En esta etapa es donde comparamos los resultados obtenidos en la etapa DO, con los resultados que queríamos obtener en la etapa de PLAN.
Aquí es donde determinamos si el plan que trazamos realmente funcionó: alcanzamos los objetivos que nos habíamos impuesto? Se cumplió el plan tal como habíamos previsto? Si no es así, por qué? ¿Que falló? Cuales fueron los impedimentos?
Es importante encarar esta etapa con una completa objetividad, sin enamorarse de los planes que habíamos trazado inicialmente, y dejar que hablen los resultados. De esta forma podremos identificar partes del proceso que resulten problemáticas, que podamos modificar o directamente debamos eliminar. La clave aquí es llegar a la causa raíz de los problemas, pues esto es lo que permitirá generar una mejora real en nuestros procesos.
ACT (Actuar en consecuencia)
Aquí es donde debemos implementar a escala final el plan que nos trazamos en la primera etapa si los resultados fueron los esperados, o generar contramedidas que retroalimenten el ciclo para efectuar nuevas pruebas.
En caso de que vayamos a implementar el plan a mayor escala, deberemos preguntarnos:
- Que recursos vamos a necesitar para la implementación a escala
- Que necesidades de entrenamiento vamos a tener
- Como vamos a medir los resultados de la implementación
- Que hemos aprendido que puede ser aplicado a otros proyectos
- Que oportunidades de mejora adicionales se presentan
Destaco que en caso de que implementemos las mejoras en nuestros procesos, este nuevo proceso se utilizará como base para futuras iteraciones del ciclo PDCA.
Cuando utilizar el ciclo PDCA
Una de las ventajas de aplicar el ciclo PDCA es que es aplicable a distintos tipos de organizaciones, sean estas grandes o pequeñas. Puede aplicarse tanto a procesos productivos, comerciales, administrativos, etc. Puede utilizarse para mejorar procesos o productos sencillos o complejos, dividiéndolos sus etapas de desarrollo y explorando maneras de mejorar cada una de ellas.
Es un proceso muy útil cuando estamos implementando iniciativas tales como TQM (Total Quality Management) o Six Sigma, o para mejorar cualquier proceso de negocios en general.
Sin embargo, es un proceso que puede llevar algún tiempo para su implementación y resultados, por lo que puede no ser el enfoque mas apropiado para tratar con temas urgentes. Asimismo, requiere una internalización importante por todos los miembros del equipo y ofrece pocas oportunidades para generar cambios radicales, que algunas veces puede ser lo requerido en situaciones particulares.
Como NO aplicar el ciclo PDCA
Si bien alguna vez había visto el ciclo PDCA durante mis estudios universitarios, formó parte de la gran masa de cosas que uno estudia en la facultad y nunca vuelve a ver, por lo que se olvidan.
Cuando ingresé a una de las empresas en las que trabajé, encontré que se estaba intentando implementar el ciclo PDCA dentro de la metodología de trabajo. Pero se estaba haciendo de una forma muy particular.
A través del ciclo PDCA se intentaba generar un complejo plan estratégico que mas que generar compromiso en la gente generaba miedo.El plan eran 13 páginas de objetivos e indicadores entrelazados casi imposible de leer, todo disfrazado dentro de un título de PDCA.
El resultado? La gente, que no estaba preparada para eso sino que se acababa de interiorizar con el concepto, temia a la sola mención de las siglas.
Teníamos reuniones periódicas tituladas “Reunión PDCA” en las que gente que no entendía lo que tenía que hacer debía exponer sus avances (inexistentes, en la mayoría de los casos) en cada uno de los temas que se les habían asignado.
Planes kilométricos que llevaban días y días de realización para generar muy pocos resultados y altas dosis de frustración.
Solo cuando empezamos a relajar el tema, reduciendo los temas y objetivos en los que aplicábamos el proceso de PDCA, y empezamos a internalizar el concepto para transformarlo en un verdadero proceso de mejora continua es que empezamos a utilizar de una forma mas relajada y cotidiana.
Conclusión: no utilizar esta herramienta para cualquier cosa. Los planes estratégicos son los planes estratégicos, utilicemos PDCA para generar mejoras cuando sea pertinente.
Como utilizar el ciclo PDCA en tu vida cotidiana
En realidad el ciclo PDCA es un proceso muy intuitivo, que podemos aplicar en nuestra vida cotidiana para mejorar nuestro desempeño en casi cualquier actividad, sea de negocios o no:
En primer lugar, el PLAN: para ello, debemos identificar cual es nuestra situación buscada o ideal, vs. la situación en la que nos encontramos actualmente. De esta forma, podemos identificar gaps o diferencias entre ambas situaciones. También debemos buscar las causas raíces que nos llevan a la situación actual, para lo cual podemos utilizar técnicas tales como los 5 por que. A partir de esto, debemos trazar las acciones que identificamos para pasar de la situación actual a la situación deseada, e identificar cuales son los indicadores que nos mostraran la mejora y cuales son nuestros objetivos a alcanzar.
En segundo lugar, la etapa DO, de hacer: aquí es donde debemos testear nuestros planes para llegar a los objetivos propuestos.
Durante la etapa de CHECK (Verificar), debemos revisar nuestro progreso regularmente para ver si nos acercamos a los resultados buscados, realizar los ajustes necesarios en nuestros comportamientos, y considerar las consecuencias de nuestras acciones.
Finalmente, durante la etapa ACT (Actuar en consecuencia) debemos implementar las cosas que están funcionando, refinar lo que no esta andando bien, y continuar el ciclo de mejora continua.
Si aplicamos estos sencillos principios a nuestra vida cotidiana, veremos como generamos importantes resultados y cambios que nos hacen llegar a cosas o situaciones que antes nos parecían imposibles.
Es simplemente aplicar un proceso de mejora CONSCIENTE que nos permite evaluar nuestra realidad, planificar nuestros actos, evaluar los resultados y efectuar las correcciones pertinentes para llegar a destino.
Algo que todo profesional eficiente debe hacer.
Conclusión
El ciclo PDCA es un bucle continuo de planeamiento, acción, verificación e implementación. Provee un enfoque simple y efectivo para la resolución de problemas y el manejo del cambio. Se utiliza para testear acciones de mejora en escala mas pequeña antes de su implementación en mayor escala cambiando procesos y/o procedimientos de trabajo.
El proceso comienza con una etapa de Planificación, donde se identifican y comprenden los problemas y se definen planes que teóricamente contribuirán a su resolución. En la etapa de Acción se probarán dichas soluciones en una escala mas pequeña, para evaluar posteriormente los resultados en la etapa de Verificación.
Las etapas de Verificación y de Acción se repetirán las veces que fuera necesario hasta encontrar la solución que se acerque mejor a nuestros objetivos, la cual implementaremos en la etapa de Implementación. Posteriormente, esta solución será la base para nuevas mejoras que pudieran surgir al problema en cuestión.
A través de la utilización de la técnica del ciclo PDCA, podemos generar una cultura de resolución de problemas y pensamiento crítico en nuestra empresa, lo cual es un valor adicional. En efecto, la aplicación eficiente del ciclo PDCA fomenta la generación de ideas, la utilización de información palpable para medir los resultados, el trabajo en equipo y una cultura de aprendizaje continuo, todos valores muy positivos para cualquier organización.
